Agentes de Cargas: boas práticas para certificação OEA

 

ARTIGO de Daniel Gobbi Costa sobre o uso de Boas Práticas pelos Agentes de Cargas interessados na certificação, ou já certificados, como Operadores Econômicos Autorizados

Em seu primeiro artigo, Daniel Costa abordou o seguinte assunto: O Transportador Rodoviário e a garantia do Processo dentro da Cadeia Logística. Neste, será comentado o uso de boas práticas pelos Agentes de Cargas (ou Freight Forwarders) interessados ou que já possuem a certificação OEA conforme a Instrução Normativa RFB nº 1598 de 09 de dezembro de 2015.

Confira no link a seguir um artigo sobre a RECOF e o Programa brasileiro do operador econômico Autorizado
Inicialmente para estas empresas é necessário a realização de uma avaliação completa em suas práticas de Segurança, baseando-se em gerenciamento de riscos e medidas de Segurança apropriadas a sua característica de atuação. Em seguida deverá ser implementado e mantido critérios de segurança que garantam o processo de melhoria contínua das boas práticas utilizadas.

O papel do Agente de Carga

Ainda como parte introdutória, devemos reconhecer que um Agente de Carga normalmente não desempenha um papel significativo nos aspectos físicos do armazenamento, carregamento, transporte e distribuição de mercadorias, mas desempenha um papel muito importante no manuseio da informação, especialmente a que é transmitida entre os transportadores, as Aduanas e as outras partes da Cadeia Logística. Neste sentido – e antes de mais nada – o papel do Agente de Carga é também o de educar e motivar os outros membros da Cadeia Logística, para que estes participem de programas de Supply Chain Security, tais como o de Operador Econômico Autorizado (OEA).

Abaixo estão apresentados alguns critérios mínimos, que devem ser considerados pelas empresas de Agenciamento de Cargas para a obtenção e manutenção de seus controles internos:

1. Parceiros Comerciais

O termo “Parceiros Comerciais” inclui todos os prestadores de serviço dentro da Cadeia Logística, os quais podem ser considerados os transportadores internacionais, nacionais e outras empresas conforme suas obrigações. As empresas de Agenciamento de Cargas deverão implementar procedimentos para o estudo de novos parceiros e para a manutenção dos atuais, com avaliações que vão além dos requisitos financeiros, e devem ser definidos indicadores de segurança. As empresas deverão cooperar para identificar quais informações específicas – sobre quais fatores, práticas ou riscos – são relevantes para os processos.
Cabe registrar que as empresas de agenciamento de cargas deverão assegurar que seus parceiros, por contrato, se comprometam a seguir as recomendações de Segurança internacional.

2. Segurança dos processos

As empresas de agenciamento de cargas devem, juntamente com os importadores e exportadores, definir instruções para a segurança nos locais de carregamento, inspeção e lacração apropriada das embalagens e unidades de cargas (containers e baús), visando a manutenção da integridade dos processos. Essas empresas deverão também solicitar aos seus parceiros comerciais que seja realizada uma inspeção no veículo e na unidade de carga (“inspeção de sete pontos”), antes dos mesmos serem carregados.
É fundamental o fechamento com lacre das unidades de Carga, para a manutenção da Segurança da Cadeia Logística. Estes lacres deverão obedecer (ou exceder) a norma ISO 17712 para lacres de Alta Segurança.

3. Controles de acesso físico

O controle de acesso físico deverá ser capaz de impedir a entrada, não acompanhada ou não autorizada, às instalações da empresa. É necessário que se mantenha o controle de acesso dos funcionários e visitantes, para proteção dos ativos da empresa. Os pontos de acesso deverão possuir controle de identificação positiva para todos no momento de entrada. Os empregados e fornecedores de serviço somente devem ter acesso às áreas da empresa onde tenham necessidade legítima de trabalho.
Para os funcionários e visitantes a empresa deverá implementar e manter procedimentos para a entrega, devolução e modificação dos dispositivos de acesso, tais como chaves, cartões de proximidade, etc.
Visitantes deverão apresentar uma identificação com foto no momento de ingressar nas instalações da empresa, deverão ser acompanhados todo o tempo e exibir em local visível sua identificação temporária.

4. Recrutamento, Manutenção e Desligamento de pessoal

A empresa deverá implementar e manter processos para avaliar os candidatos com possibilidades de emprego, e realizar verificações periódicas dos empregados atuais.
Ao término do contrato de serviço, a empresa deverá providenciar a retirada da identificação do colaborador e eliminar a permissão de acesso às instalações e aos sistemas, para os funcionários que foram desligados da empresa.

5. Confiabilidade da Informação

Medidas deverão ser implementadas para garantir que as informações transmitidas pelas empresas de agenciamento de cargas sejam coerentes e de ótima qualidade (sendo completas e claras), com o objetivo de que autoridades possam maximizar o uso de ferramentas de classificação para liberação da mercadoria, ou para a designação de um exame físico. Os procedimentos serão definidos para assegurar que toda informação fornecida pelo importador, exportador, embarcador, etc., que seja utilizada para a liberação das mercadorias, esteja legível e protegida contra modificações, perda ou introdução de dados errados.
Em compliance com a Legislação Aduaneira, o Agente de Cargas deverá orientar que seu cliente (importador ou exportador) realize os reportes correspondentes e – quando for o caso – dos itens faltantes ou sobrantes ou das anomalias das quais tenha conhecimento.

6. Segurança física das instalações

As instalações onde são realizados o manuseio e o arquivamento de documentos – assim como os possíveis locais usados para realizar a entrada ou saída de mercadorias internacional – deverão possuir barreiras físicas e elementos de identificação, para garantir contra o acesso não autorizado.

7. Segurança da Informação (TI)

As empresas de agenciamento de cargas deverão implementar ferramentas para identificar o abuso dos sistemas de computação, e detectar o uso inapropriado e a manipulação indevida (ou mesmo alteração) das informações comerciais.
Deverão ser tomadas medidas para proteger a informação eletrônica, inclusive informando aos empregados sobre a necessidade de proteger suas senhas e o acesso aos computadores.

8. Capacitação em Segurança e conscientização sobre ameaças

As empresas deverão implementar e manter um programa de conscientização para reconhecer e criar consciência sobre as ameaças em cada ponto da Cadeia Logística. Os empregados deverão conhecer os procedimentos estabelecidos pela empresa para considerar uma situação e como denunciá-la. Deverá ser oferecida capacitação específica para ajudar os empregados a manter a integridade da mercadoria, reconhecer conspirações internas e proteger os controles de acesso.

Concluímos este artigo afirmando que, os critérios mínimos aqui apresentados, estão sendo desenvolvidos especialmente com o objetivo de identificar grupos de empresas que possuam práticas seguras e efetivas, desenhadas para melhorar o desempenho da Cadeia Logística e mitigar a possibilidade de que esta possa ser contaminada por agentes ilícitos. As medidas de segurança de uma Cadeia Logística segura reduzem os riscos de roubo, perdas e contrabando de mercadorias e, quando não aplicadas, poderão facilitar a introdução de elementos perigosos no fluxo do processo.

Artigo escrito por:

Daniel Gobbi Costa (dgobbi@allcompliance.com.br)
Graduado em Administração de Empresas e habilitação em Comércio Exterior, com especialização nas áreas de Logística, Qualidade e Gerenciamento de Projetos. Atua desde 2007 em atividades de Auditoria/Consultoria nas áreas Logística e de Comércio Exterior participando de projetos de implementação e manutenção de controles internos, agora como Sócio/Responsável nas empresas Alliance Consultoria e Treinamento Empresarial  e Innova Consultoria Empresarial e Qualificação Executiva

Fonte:http://www.painellogistico.com.br/agentes-de-cargas-boas-praticas-para-certificacao-oea/